为严格执行学校采购管理制度，进一步规范经营行为， 切实加强内控管理，保证资产购置安全，根据《鲁东大学采 购及招标投标工作管理办法》 （鲁大校发〔2010〕16号），结 合后勤处工作实际，特制定本办法。

一、采购工作的基本原则

1.坚持“四公”原则。公正、公平、公开、公信，集体考察、集体论证、集体谈判、集体确定，提高各方面的参与 权、知情权、话语权、监督权，坚决杜绝个人或少数人暗箱操作或个人说了算。

2.坚持质量与价格相统一的原则。在满足质量需求的前提下，通过比价实现低成本采购；同样产品比质量，同样质量比价格，同样质价比服务。

3.坚持集中采购与定点采购相结合的原则。大宗物资材料（学生食堂、接待餐厅、幼儿餐厅米面油等常用原材料，冬季供暖燃煤及辅助材料等，日常修建材料等）采用竞争性谈判或考察询价的方式确定供应商和采购价格，零星零散物资材料的采购可采用定点采购的方法。

4.坚持归并统一采购的原则。根据学校年度项目安排和各中心的工作实际，全面归集采购项目和相关的物资材料金额、数量，不得人为拆分相关项目、分散分解采购总量，保持项目的统一性、完整性和采购的集性、经济性。

5.坚持规范高效的原则。建立市场信息资源库，全面掌握市场的供求情况、货品价格和供货商的资质、信誉、业绩等。建章立制，明确分工和责任，照章行事，不越权，不侵权，提高采购质量和效率，节约采购成本支出。

二、本办法的适用范围

后勤处各科室、中心（医院）使用学校预算资金或自筹资金购置原材料、燃料、设备、产品等，单笔或批量合同估算价 10万元以下（不含 10万元）的采购项目，适用本办法。单笔或批量合同估算价 10 万元以上的采购项目，根据《鲁东大学采购及招标投标工作管理办法》规定，提请资产处组织采购。已立项的零建维修工程主要材料采购按学校相关文件规定执行。

三、采购工作的具体规定

1.采购工作的组织领导。后勤处成立物资采购领导小组，由处领导和相关科长、中心主任、专业技术人员组成，负责物资采购工作的组织领导和监督。 处办公室设立专 （兼）职物资采购计划员岗位，负责全程参与、监督各中心日常物资采购计划的制订和实施，及时向处领导请示、汇报各项采购方案和执行情况，并定期向处长办公会报告采购工作。

2.请购与请购审批。各科室、中心（医院）根据学校预算安排和工作实际，填报年度采购计划、月份采购计划（详见附件 1），将具体的采购明细（包括物资的品名、品牌、规格、数量、市场价格、产地等）填写详细、清楚，报分管本单位的处领导审核后，提前两周报处办公室，由分管采购工作的处领导协调资产处等部门，及时进入采购和市场调研程序（要求 3个工作日内完成）。

3.询价与确定供应商。采购计划经审定批准后，由后勤处各单位经办人员、处办公室专（兼）职采购人员（必要时邀请资产、财经、审计等部门人员参与）组成的采购小组进行市场考察，相关参与人员签署市场考察论证意见。

①单次采购总额超过 2 万元（含 2 万元）小于 10 万元的采购项目，向资产处提交受理单，经资产处论证并签署意见后，由后勤处按相关规定组织，确定协议供货商，并把采

购方案和定价情况与采购受理单一并报资产处备案。

②单次采购总额在 2万元以下的采购项目，不向资产处提交受理单。其中，采购 5 千元以上、2 万元以下或常年使用且用量较大的物资，由后勤处采取竞争性谈判方式组织采购；数量较小不宜采取竞争性谈判方式的，由后勤处采购小组深入厂家或市场实际考察，货比多家，认真筛选；总价值在 500 元以上、5 千元以下的物品采购，由分管采购工作的处领导审定，经处长批准后，交处办公室采购计划员和各单位经办人员，按采购计划共同采购；单次采购额 500元以下专用物资的采购，经分管采购工作的处领导批准后可由申购单位自行组织，安排两人共同采购。

4.办公用品、办公耗材实行统一采购、定期摊销制度。各单位办公用品（含复印纸、硒鼓等办公耗材） ，提倡节约，严格按照规定配发。确有需要，不论数量多少、金额大小，一律由后勤处统一采购。每学期，由处办公室会同相关中心集中采购两次。非经统一采购，办公用品、办公耗材购置费用不予财务结算。

5.学生食堂、接待餐厅、幼儿餐厅所需蔬菜、海鲜等食品原材料，由饮食服务中心、接待服务中心、幼儿教育中心组织采购小组进行采购。

四、采购合同的订立与执行

1.凡通过竞争性谈判方式采购的均应现场公布结果，并与中选单位签订供货合同。合同对中选单位提供的产品质量、价格、供货期限、送货方式、售后服务、维护维修责任及相关费用、相关保证约定及违约责任等必须力求详尽、明确。一个供货周期结束后，需重新竞谈采购，重新签订供货合同。

2.采购合同的签定按照《鲁东大学合同管理暂行办法》办理；采购合同经处长审签时，需同时提供经办人签署的招标竞谈材料或经办人签署的市场考察意见等。

3.有保修期限约定的设备，在规定的保修期限内出现质量问题，要及时通知商家进行修理、更换或退货，确保资产 的使用价值和安全运行。

五、验收与出入库帐管理

采购的物资到货后，由使用单位和有关人员（采购人员回避验收）根据供给合同认真检查规格标准、质量、数量，确认其规格质量合格、数量无误后，办理入库入账手续。在使用过程中按财务规定办理出库出帐手续。

六、建立采购索证制度和建档存档制度

1.无论是定点采购、零星采购，还是集中采购的材料物资，均应向供应商索取相关证件，具体为：产品质量合格证、产品质量检验报告或信誉卡、食品生产经营厂商的全国工业产品生产许可证、QS认证、营业执照、食品流通许可证等。

2.建立采购索证登记档案，对采购物资材料的名称、厂名、数量、生产日期、保质期限、采购人员、采购渠道、采购日期、采购凭证以及索取的证件、采购合同、验收人员、结算情况等内容进行逐项登记（详见附件2），并做到货证相符、执行清晰，以备查验。

3.采购索证的职责由采购小组、项目采购负责人（采购员）承担，建档登记、索证保存的职责由各中心采购计划员承担。由处办公室负责定期对采购索证工作和采购建档工作进行专项检查，形成文件材料上报处长办公会备案。

4.谈判中确定的样品，要当场封存实物，由后勤处统一保管，作为交货验收的标准。

七、采购合同付款审批与付款执行

1.物资采购的报销凭证（发票附清单）在报处长或分管采购工作的副处长审签前，须经使用单位分管领导、负责人、采购人员、保管人签字，并附采购审批报告、采购谈判会签意见、供货协议及入库单，方可到财务部门办理报销手续。

2.采购物资原则上不付预付款。

八、违反管理规定的处罚

在采购工作中有下列情况之一者，予以行政处分和经济处罚：

1.对在采购过程中徇私舞弊、索受贿赂、隐匿回扣、谋取私利者，经查证落实后，报学校根据情节给予相应党纪政纪处分，触犯法律的报司法机关处理。

2.对在采购过程不负责任、玩忽职守或所购物资、设备出现严重质量问题，给学校和后勤处造成损失的，按学校规定除给予必要的党纪政纪处分外，还要视情况进行经济处罚。情节严重者予以撤职或解聘。

九、本规定由后勤处办公室解释、修订。

十、本规定自2013 年6月1 日起执行。

鲁东大学后勤处办公室

2013年 5月 21日印发